Erfolgreiche Digitalisierung im HR: Beispiele und praktische Anwendungen

Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie im HR-Bereich führt zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität im ganzen Unternehmen. Digitale Tools lassen sich vielfältig einsetzen, um beispielsweise Prozesse in der HR-Abteilung nachhaltig zu optimieren, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern oder digitale und ortsunabhängige Weiterbildungen anzubieten. In diesem Blogbeitrag werden wir konkrete Beispiele der HR-Digitalisierung aufzeigen, um die digitale Transformation erfolgreich zu meistern.

Am Ende des Beitrags präsentieren wir einen konkreten Anwendungsfall bei der HI Wohnbau GmbH.

Digitalisierung im HR-Bereich: Chancen und Bedeutung

Die Digitalisierung revolutioniert das Personalwesen und bietet vielfältige Chancen, um HR-Prozesse effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten. Automatisierte Bewerbermanagement-Systeme und der Einsatz von KI und Big Data optimieren Recruiting-Prozesse und ermöglichen eine schnellere Identifizierung passender Talente. Auch in der Mitarbeiterverwaltung erleichtern digitale Personalakten und Self-Service-Portale den Zugriff auf Daten und die Abwicklung administrativer Aufgaben. Diese Beispiele an Automatisierungen schaffen nicht nur Effizienz, sondern tragen auch dazu bei, Fehlerquellen zu minimieren und den Arbeitsaufwand erheblich zu reduzieren.

Neben der operativen Entlastung eröffnet die Digitalisierung auch Freiräume für strategische Aufgaben. So können sich HR-Abteilungen stärker auf Themen wie Mitarbeiterentwicklung, Change Management und die digitale Transformation der Organisation konzentrieren. Um diese Potenziale voll auszuschöpfen, braucht es jedoch eine klare Digitalisierungsstrategie, die IT-Ressourcen und digitale Kompetenz fördert. Digitalisierung im HR ist daher keine Option, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.

Beispiele für HR-Digitalisierung

Es gibt einige konkrete Beispiele, die Herausforderungen wie manuelle und zeitaufwändige Prozesse, die Komplexität des Talentmanagements, fehlende Mitarbeitererlebnisse und fehlende Transparenz lösen können, indem gezielt digitale Ansätze und Technologien eingesetzt werden.

Recruiting und Bewerbermanagement

Online-Stellenbörsen und moderne Karriereseiten ermöglichen es Unternehmen, eine größere Zielgruppe zu erreichen und offene Stellen effizient zu besetzen. Bewerber-Tracking-Systeme (Applicant Tracking Systems, ATS) unterstützen den gesamten Bewerbungsprozess, von der Eingangsbestätigung bis zur finalen Auswahl, und sorgen für eine strukturierte und transparente Verwaltung der Bewerbungen. Besonders innovativ ist der Einsatz von KI-gestützter Technologie, die eine Vorauswahl geeigneter Kandidaten basierend auf bestimmten Kriterien ermöglicht. Dadurch wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Qualität der Kandidatenauswahl verbessert.

Onboarding-Prozesse

Neue Mitarbeiter müssen häufig von Führungspersonen selbst eingearbeitet werden, was viel Zeit und Aufwand in Anspruch nimmt. Durch digitale Onboarding-Prozesse schaffen wir es, die investierte Zeit zu minimieren. Konkret bedeutet das den Einsatz von digitalen Schulungsplattformen, die den neuen Mitarbeitern orts- und zeitunabhängiges Lernen ermöglichen, virtuellen Einarbeitungstools, die eine interaktive und effiziente Einführung in die Unternehmensstrukturen und -prozesse bieten, sowie automatisierten Checklisten, die sicherstellen, dass alle wichtigen Schritte im Onboarding-Prozess systematisch abgearbeitet werden.

Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung

Dank der Digitalisierung müssen Mitarbeiter nicht mehr auf zeitintensive Schulungen an entfernten Orten geschickt werden. Stattdessen bieten als Beispiel E-Learning-Plattformen die Möglichkeit, Inhalte flexibel und ortsunabhängig zu erlernen. Mitarbeiter können Schulungsmaterialien individuell nach ihrem Tempo und Zeitplan bearbeiten, was nicht nur effektiver, sondern auch kostensparend ist. Experten können bei Bedarf digital dazu geschaltet werden und auf Fragen antworten. Zusätzlich sorgt der Einsatz von Gamification in Weiterbildungsprogrammen für eine motivierende Lernerfahrung. Spielerische Elemente wie Punkte, Ranglisten oder Herausforderungen fördern die Beteiligung und verbessern den Lernerfolg.

Mitarbeiterkommunikation und Engagement

Vernetzung spielt in der Digitalisierung eine zentrale Rolle und bietet auch Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, ihre interne Kommunikation und das Mitarbeiterengagement zu verbessern. Beispielsweise können mobile Apps für interne Kommunikation es ermöglichen, Informationen schnell und unabhängig vom Standort zu teilen, wodurch der Austausch und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation erleichtert werden. Ergänzend dazu bieten Umfragetools zur Mitarbeiterzufriedenheit wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Meinungen der Belegschaft. Diese digitalen Lösungen fördern eine transparente Kommunikationskultur und tragen dazu bei, das Engagement der Mitarbeiter nachhaltig zu stärken.

Personalverwaltung und Dokumentenmanagement

Effiziente Personalverwaltung muss heutzutage flexibel, transparent und fehlerfrei sein – digitale Lösungen leisten dabei einen entscheidenden Beitrag. Digitale Personalakten schaffen zentrale und sichere Zugriffe auf Mitarbeiterdaten, die jederzeit verfügbar sind und manuelle Suchprozesse überflüssig machen. Die automatisierte Gehaltsabrechnung eliminiert zeitaufwändige Berechnungen und reduziert die Fehlerquote, indem sie standardisierte Abläufe übernimmt. Self-Service-Portale geben Mitarbeitern die Freiheit, ihre Daten selbstständig zu verwalten, Abrechnungen herunterzuladen oder Anträge ohne Umwege online einzureichen. Diese Ansätze fördern nicht nur Effizienz und Genauigkeit, sondern stärken auch die Eigenverantwortung der Belegschaft – ein Gewinn für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen.

Performance Management

Tools für Feedback und Zielvereinbarungen ermöglichen einen kontinuierlichen Austausch zwischen Mitarbeitern und Führungskräften, wodurch klare Ziele gesetzt und der Fortschritt regelmäßig überprüft werden kann. Ergänzend dazu ermöglicht die Analyse von Mitarbeiterleistungen durch Big Data eine tiefere Einsicht in individuelle und teambezogene Arbeitsweisen. Datenbasierte Erkenntnisse helfen dabei, Stärken zu fördern, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu ergreifen.

Use Case: HI Wohnbau GmbH + Personio

Die HI Wohnbau GmbH stand zum Beispiel vor der Herausforderung, ihre Personalprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Gemeinsam mit der ICB GmbH wurde die HR-Software Personio implementiert, um diese Ziele zu erreichen. Der Prozess umfasste mehrere wichtige Schritte:

• Analyse der bestehenden Prozesse: Zu Beginn wurden die bestehenden HR-Prozesse und der Digitalisierungsstand detailliert analysiert.
• Auswahl der passenden Module: Basierend auf den Anforderungen des Unternehmens wurden geeignete Funktionen aus dem Personio-Angebot ausgewählt.
• Implementierung der Software: Die Konfiguration und Einrichtung der Software wurde durch die ICB GmbH begleitet.
• Schulungen der Mitarbeiter: Um die Vorteile der neuen Software optimal zu nutzen, wurden die Mitarbeiter umfassend geschult.
• Zentrale Verwaltung von Bewerbungen: Alle Bewerbungen werden nun in einem zentralen System verwaltet, ergänzt durch automatisierte E-Mail-Antworten für eine schnelle Kommunikation.
• Integration mit DATEV: Der Datenaustausch und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wurden durch die Schnittstelle zu DATEV deutlich verbessert.

Die Einführung von Personio führte zu einer effizienteren und rechtssicheren Personalverwaltung. Sowohl die HR-Abteilung als auch die Mitarbeiter profitieren von einer optimierten Kommunikation und verbesserten Prozessen, die die tägliche Arbeit erheblich erleichtern.

Fazit

Die Beispiele zeigen, wie viel Potenzial die Digitalisierung im HR hat, um Mitarbeiter zu entlasten. Dadurch können HR-Abteilungen sich stärker um wichtige und strategische Aufgaben kümmern, da einfach weniger manuelle Arbeiten zu erledigen sind. Lassen Sie sich von uns in Bezug auf die HR-Digitalisierung beraten.

Häufige Fragen

Welches Beispiel ist besonders wichtig?

Das kommt natürlich auf den genauen Use Case an, jedoch kann die Digitalisierung des Onboardingprozesses und der Mitarbeiterentwicklung einen enormen Hebel für Unternehmen haben.

Was ist HR-Digitalisierung?

Erfahre mehr im Detail über die HR-Digitalisierung in diesem Blogbeitrag: HR-Digitalisierung: Türen öffnen und Wettbewerbsvorteile sichern

Wie kann die HR-Digitalisierung die Mitarbeiterzufriedenheit steigern? Welche konkreten Beispiele gibt es?

Die HR-Digitalisierung steigert die Mitarbeiterzufriedenheit durch effiziente Self-Service-Portale, flexible E-Learning-Plattformen und verbesserte interne Kommunikationstools, die den Zugang zu Informationen erleichtern und persönliche Entwicklung fördern.