Ein Projekt zur Einführung eines neuen Enterprise Resource Planning (ERP) Systems ist für die meisten Unternehmen kein alltägliches Projekt und wird im besten Fall nur alle paar Jahre oder Jahrzehnte durchgeführt. Daher sind die Auswirkungen eines solchen Projekts weitreichend und können die strategische, finanzielle und operative Leistungsfähigkeit eines Unternehmens erheblich beeinflussen. Die sorgfältige Auswahl, Konzeption und Einführung eines Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systems ist daher eine Investition in die Zukunft und von besonderer Bedeutung für die Organisation und die beteiligten Personen.
Ein ERP-Projekt stellt jedes Unternehmen vor eine Reihe komplexer Herausforderungen, da Fehler oder Ungenauigkeiten schnell zu ernsthaften Problemen werden können, die den Erfolg des Unternehmens gefährden. Auf der anderen Seite kann ein erfolgreich implementiertes ERP-System die Unternehmensprozesse deutlich verbessern und damit die Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass sich Manager und Entscheidungsträger im Vorfeld mit den möglichen Chancen und Risiken auseinandersetzen. Im Folgenden werden zehn besonders relevante Herausforderungen im Zusammenhang mit einem ERP-Projekt dargestellt. Die Kenntnis und Bewertung dieser Aspekte gibt Orientierung und Sicherheit im Entscheidungsprozess.
1. Hoher Arbeitsaufwand
Der Entscheidungsprozess für ein neues ERP-System ist sehr langwierig und erfordert daher einen hohen Ressourcen- und Zeitaufwand seitens der Entscheidungsträger. Zunächst sind einige Aufgaben zur Auswahl eines geeigneten Anbieters zu erledigen. Dazu gehören die Ermittlung der Anforderungen, die Erstellung von Ausschreibungen, die Koordination von Anbieterpräsentationen und die Bewertung von Lösungsdemonstrationen. Danach folgt die Implementierung des neuen Systems mit einer umfassenden Prozessanalyse und der schrittweisen Konfiguration des Systems. Entscheidungsträger und Verantwortliche in den Fachabteilungen müssen diese komplexen Aufgaben meist zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben erledigen, was zu einer enormen Mehrbelastung führen kann.
2. Hoher Zeitdruck
Der Zeitdruck bei der Einführung eines neuen ERP-Systems ist angesichts sich schnell verändernder Geschäftsprozesse und sich wandelnder Marktbedingungen meist sehr hoch. Technologische Innovationen und Wettbewerbsvorteile durch Digitalisierung sollen nicht verpasst, sondern genutzt werden. Dieser hohe Zeitdruck birgt die Gefahr, dass Entscheidungsträger schnelle Entscheidungen treffen, ohne sich ausreichend Zeit für eine detaillierte Bewertung der verschiedenen Lösungsansätze nehmen zu können.
3. Mangelnde Marktkenntnis
Auf dem Markt für ERP-Systeme gibt es eine große Auswahl an Anbietern, Funktionalitäten und Technologien. Um die verschiedenen Möglichkeiten verstehen und bewerten zu können, müssen die Entscheidungsträger über umfassende Marktkenntnisse verfügen. Fehlt es an Zeit und Wissen über die neuesten Trends, branchenspezifischen Lösungen und aufkommenden Technologien, kann das System nicht optimal an die Geschäftsanforderungen angepasst werden.
4. Mangelnde Akzeptanz
Die Einführung eines neuen ERP-Systems geht in der Regel mit Veränderungen bestehender Arbeitsweisen und -abläufe einher. Dies kann eine Chance sein, aber auch große Herausforderungen mit sich bringen. Wenn sich Mitarbeiter und Führungskräfte an etablierte Prozesse gewöhnt haben, zögern sie oft, Neuerungen anzunehmen. Dieser interne Widerstand und die mangelnde Akzeptanz des neuen Systems können die Einführung verzögern, da mehr Zeit für Überzeugungsarbeit, Schulungen und Anpassungen benötigt wird.
5. Mangel an internen und externen Experten
Die Bewertung eines ERP-Systems erfordert ein umfassendes Verständnis von Bereichen wie Projektmanagement, Finanzen, Vertrieb, Marketing und Wertschöpfungskette. Aufgrund begrenzter Ressourcen oder eines Mangels an Fachkräften kann es für Unternehmen jedoch schwierig sein, Experten mit dem erforderlichen Fachwissen zu finden. Entscheidungsträger haben Schwierigkeiten, die umfangreichen Aspekte der ERP-Auswahl angemessen zu bewältigen, wenn sie nicht ausreichend unterstützt werden.
6. Mangelndes Methodenwissen
Sowohl bei der Auswahl als auch bei der Einführung eines neuen ERP-Systems ist eine strukturierte Methodik und Vorgehensweise besonders wichtig. Die Komplexität reicht von der Definition der Anforderungen über die Entwicklung von Bewertungskriterien bis hin zur Auswertung von Demos und Testphasen. Unzureichende Kenntnisse über etablierte Methoden zur Durchführung dieser Aufgaben können dazu führen, dass Prozesse unstrukturiert ablaufen und wichtige Aspekte übersehen werden.
7. Schwierigkeiten bei der Standardisierung
Unternehmen streben häufig eine stärkere Standardisierung von Prozessen und Daten an, um Effizienz und Konsistenz zu erhöhen. Die Einführung eines neuen ERP-Systems kann helfen, solche Standardisierungsziele zu erreichen, allerdings muss die Auswahl des richtigen Systems sorgfältig getroffen werden. Eine detaillierte Analyse der Anforderungen und ein Vergleich mit den verfügbaren Systemoptionen sind erforderlich.
8. Mangelndes Produktwissen
Um stets relevante Informationen, Produktdemos und Angebote zu erhalten, ist es wichtig, Produktexperten im Projekt zu haben, die stets über Neuerungen der Hersteller informiert sind. Diese können auch die Relevanz der Neuerungen für das aktuelle oder vergangene ERP-Projekt prüfen und ggf. einfließen lassen. Fehlt diese Produktexpertise und damit das Wissen über Konfigurations- und Programmiermöglichkeiten, wird es zunehmend schwieriger, die Lösung individuell anzupassen.
9. Risiko der Betriebsgefährdung
Die Einführung eines neuen ERP-Systems birgt potenzielle Betriebsrisiken, wie z.B. mögliche Störungen oder Ausfälle. Um solche negativen Folgen im laufenden Betrieb zu reduzieren, müssen die Entscheidungsträger sicherstellen, dass bereits bei der Einführung eine stabile Systembasis geschaffen wird und die Implementierung reibungslos verläuft. Dies erfordert eine gründliche Planung, Qualitätstests und Schulungen.
10. Keine unabhängigen Ansprechpartner
Im ERP-Auswahlprozess sind unabhängige Experten unerlässlich, die mit ihrem Blick von außen objektiv beraten können. Fehlen diese Experten und ihre Sichtweise, kann dies zu erhöhter Unsicherheit führen. Interne Entscheidungsträger, die auf sich allein gestellt sind, können die ERP-Thematik nur schwer vollständig erfassen und neutral aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.
Wie können diese Herausforderungen gemeistert werden?
Die Herausforderungen zeigen, dass die Auswahl und Einführung des optimalen ERP-Systems anspruchsvolle Aufgaben sind. Sie erfordern nicht nur technologisches Know-how, sondern auch methodische Fähigkeiten und strategisches Denken. Mit dem ERP-Vorprojekt „SPARK“ unterstützt Sie die ICB dabei, die verschiedenen Aspekte grundlegend zu analysieren und zu strukturieren. Die Ergebnisse eines SPARK sind eine hilfreiche Entscheidungsgrundlage für die Investition in ein ERP-Projekt und bieten darüber hinaus durch die umfassende Gesamtsicht eine gute Basis für den Projektstart.
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