Der Einzug von Videokonferenz-Lösungen ins Home-Office
Mit dem Lockdown und dem Home-Office ist die Anfrage nach Lösungen für Videokonferenzen sprunghaft angestiegen. Die Besprechungen mit den Mitarbeitern oder auch mit Externen dürfen nicht mehr „vor Ort“ stattfinden, sondern sind nur noch im Rahmen von Remote-Besprechungen durchzuführen. Über einen längeren Zeitraum sind solche Abstimmungen intern und extern nur mit Videokonferenzen zu leisten. Sie stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl, bieten eine persönlichere Atmosphäre und erlauben auch nonverbale Signale zu erkennen.
Einige Unternehmen konnten den Heimarbeitern ihre gewohnte Arbeitsumgebung dank skalierbarer Plattformen wie VMWare Horizon oder Citrix Desktop Virtualisierung noch relativ unproblematisch zur Verfügung stellen, aber bei dem Thema Videokonferenz musste oft neu gedacht werden.
Schon zu Beginn des ersten Lockdowns stand für viele IT-Entscheider fest, dass auf Grund der geforderten Bereitstellungszeit und Skalierbarkeit nur Lösungen in Frage kommen, die aus der Cloud bereitgestellt werden können. Überlegungen, die in der Skalierung sehr limitierten und zeitaufwendigen OnPrem-Installationen aufzustocken, hat es in der Regel nicht oder kaum gegeben.
Alle Videokonferenzlösungen bieten neben der Audio- und Videoteilnahme mittlerweile zum Standard zählende Funktionen wie eine Telefonie Einwahl, Warteraumfunktion und Moderator-Rollen, aber auch das Aufzeichnen der Meetings. Funktionen für eine bessere Zusammenarbeit, den sogenannten Collaboration Tools, wie Chats (Privat und in der Gruppe), Whiteboard oder Notizfunktionen, Freigaben für Applikationen und Bildschirm, sowie das Bereitstellen von Breakout Rooms für das Arbeiten in Kleingruppen, gehören ebenso dazu.
Die bekanntesten Videokonferenz-Lösungen im Vergleich
In Unternehmen sind vor allem drei Hersteller anzutreffen: Microsoft, Cisco, Zoom Video Communications.
Welche Videokonferenz-Plattform eignet sich für mein Unternehmen am besten?
Bei den Behörden ist BBB, die BigBlueButton Inc., eine für Open Source Projekte übliche „Independent not-for-profit Company“. Eine interessante Alternative, da Datenschützer dieses Produkt empfehlen, wenn es in Deutschland gehostet wird, aber gleichzeitig zur Vorsicht bei den oben genannten amerikanischen Herstellern raten. In erster Linie ist BigBlueButton (BBB) als Webkonferenz-Plattform für Studierende und Schüler entwickelt worden, was die Schnittstellen zu den Online Learning Management Systemen und Multi User Whiteboard Funktionen zeigen. Viele Provider können die Infrastrukturen für die OpenSource Software schnell bereitstellen und bieten die Plattform mit unterschiedlichen Preisplänen an. Neben den o.g. Standardfunktionen kann der Moderator Dokumente (.pdf, .docx, .pptx) hochladen und für die Konferenz zur Verfügung stellen. BBB hat im Gegensatz zu den anderen Herstellern keine Clientsoftware oder Mobile App. Hier werden alle Funktionen nur über einen Browser bereitgestellt. Für die Verwaltung der Meetings (Einrichtung, Aufzeichnung, Starten) gibt es die „Greenlight“ Application. Eine Auswertung oder Speicherung der Daten findet nicht statt.
Bei den Meeting Solutions ist Zoom mittlerweile im Magic Quadranten von Gartner vom September 2020 ganz oben angekommen. Zoom ist vor allem wegen seiner Zuverlässigkeit und einfachen Bedienbarkeit bekannt und war im Jahr 2020 einer der #StayAtHome-Gewinner. Die Galerieansicht zur Darstellung von bis zu 49 Teilnehmern, das gleichzeitige Teilen der Bildschirme von mehreren Teilnehmern und auch mehrere Teilnehmer im Spotlight zu belassen, sind bei Zoom hervorzuheben. Darüber hinaus bietet Zoom mit Zoom Rooms auch Lösungen für Videokonferenzraumsysteme und mit Zoom Phone ein Cloud-Telefonsystem an. Mit Zoom Meeting Connectoren lassen sich sogar hybride Architektur aufbauen und den Voice, Video, Chat Verkehr in der privaten Cloud des Unternehmens abhalten.
Zoom und BBB bieten aber nur für die Zeit des Meetings einen oder mehrere virtuelle Räume an, wo die Teilnehmer neben Audio und Video mit Hilfe der Collaboration Tools einfacher kommunizieren können.
Einen Schritt weiter gehen Microsoft und Cisco mit ihren gleichnamigen „Teams“ Produkten. Mit Microsoft Teams und Cisco Webex Teams, seit Anfang Dezember 2020 nur noch Cisco Webex, ist die Videokonferenzlösung nur noch, wenn auch wichtiger, Teil einer umfassenden Collaboration Lösung. Wesentlich ist hier, dass dem Anwender ein permanenter Zugang zur Collaboration-Plattform bereitsteht, der neben der Möglichkeit der Video- und Audiokonferenzen auch die Chat-Funktion und das Dateimanagement, die Dateiablage, für die Teams auch außerhalb von Meetings bereitstellt. Damit wird für den Teilnehmer ein logischer Bereich definiert, der es ihm erlaubt, alle relevanten Dateien abzuspeichern und jederzeit mit seinem Team weiter zu arbeiten.
Was unterscheidet Cisco Webex Teams von Microsoft Teams?
Cisco hat seine Stärken in der Real-Time Kommunikation und ist bei vielen Unternehmen und Behörden schon lange im Bereich Unified Communication, TK und Videokonferenz präsent. Webex Teams wird in europäischen Rechenzentren in den Niederlanden und England bereitgestellt. Cisco bietet einen breiten Lösungsraum im Bereich der Hardware und mit Webex Calling ein Cloud Telefonsystem, alles nahtlos integrierbar in Webex Teams.
Microsoft‘s Stärken und Marktpräsenz in den produktiven Office Anwendungen wird durch MS Teams weiter ausgebaut. Hier kann in und außerhalb von Konferenzen sogar gemeinsam in den Dateien gearbeitet werden. Da SharePoint im Hintergrund für die Dateiablage sorgt, kann bei Bedarf auf alte Versionen zurückgegriffen werden. Die gesamte Cloud Infrastruktur von Microsoft wird genutzt, um Collaboration z.B. durch KI gestützte Anwendungen, aber auch Reports, weiter zu verbessern.
Erstaunlich ist die Ähnlichkeit des Cisco Webex und des Microsoft Teams Client. Die Anordnung der Symbole ist fast identisch. Auch bei der Konnektivität zwischen MS Teams und Webex arbeitet man gemeinsam an Lösungen. So ist die Teilnahme von Cisco Webex Room und Cisco Video Devices an MS Teams Meetings möglich. Ein „Direct Guest Join“ für registrierte Videoraumsysteme für Microsoft Teams und umgekehrt, soll ebenfalls ermöglicht werden. Integration ist ein Erfolgsfaktor. Neben der obligatorischen Forderung nach Sicherheit sind für den IT-Betrieb Themen der Administration und der Integration in die bestehenden Infrastrukturen von großer Bedeutung. Mit den technischen Schnittstellen zu neuen Anwendungen steigen Komplexität und Supportaufwand.
Alle Konferenzlösungen bieten die Möglichkeit einer Anbindung zu anderen Applikationen über eine stetig steigende Zahl von Connectoren. Von einer Outlook Integration für die komfortable Versenden einer Konferenzeinladung, über Dropbox Anbindung bis hin zur CRM-Integration werden Systeme verbunden. Microsoft hat durch die konsequente Entwicklung der MS Teams-Plattform als Bestandteil der 365 Cloud die Nase vorn. Allein die Bereitstellung von MS Teams als Bestandteil anderer Cloud Lizenzen zeigt, dass Microsoft seine Teams-Anwendung als zentrale Arbeitsumgebung sieht, in die immer mehr Funktionen integriert werden.
Videokonferenzen und Datenschutz - Schutz der Privatsphäre hat oberste Priorität
Das Thema DSGVO bleibt uns natürlich erhalten. Der Markt für gehostete Lösungen mit Sitz in Deutschland, dazu noch Open Source, ist in diesem Jahr besonders bei öffentlichen Auftraggebern zu sehen. Empfehlungen von Datenschutzbeauftragten des Landes gehen in diese Richtung. Aber auch das Einfügen eines eigenen bzw. firmeneigenen Hintergrundbildes als Schutz der Privatsphäre gehört zu diesem Thema. Microsoft hat den besonderen Stellenwert des Datenschutzes in Deutschland schon vor Jahren erkannt. Microsoft hat vor drei Jahren die Telekom Cloud zum Warmwerden genutzt. Seit dem letzten Jahr sind in Deutschland Microsoft Rechenzentren in Berlin und Frankfurt in Betrieb und die 365 Cloud Lösungen werden nach und nach auch dort bereitgestellt. Ob auch die Algorithmen der KI-Funktionen, die in immer mehr Anwendungen integriert werden, nur in Deutschland oder Europa, nicht aber in den USA ausgeführt werden, hierzu gibt es seitens Microsofts leider noch kein offizielles Statement.
Cloud First! Nichts neues, aber jetzt auch dort angekommen, wo es bisher doch eine starke Zurückhaltung gab. Die Vorteile von Skalierbarkeit, Flexibilität und auch Sicherheit sind offensichtlich. Viele Unternehmen, aber auch Behörden, werden die Sourcing Strategie neu überdenken müssen. Attraktive Lizenzmodelle bieten da erhebliche Potentiale für die Cloud.
Siehe Microsoft. Da werden im 365 Enterprise Umfeld neben der Collaboration-Lösung Teams auch noch Cloud Services für Exchange, SharePoint und OneDrive mit ordentlich Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Und wenn man schon die Wirtschaftlichkeit berechnen muss, dann sind die Überlegungen zur Ablösung der hauseigenen TK / VoIP-Anlage durch Microsoft Teams Telefonie nicht weit entfernt. Auch wenn die Umstände im Jahr 2020 oft eine behutsame Einführung von neuen Konferenz- und Collaboration Lösungen kaum zuließen, so lässt sich nach fast einem Jahr festhalten, wie wichtig es ist, diese Änderungen auf ein belastbares, technisches Konzept abzustützen und die Anwender bei der Veränderung zu begleiten.
Eine effektive Collaboration entsteht erst, wenn Menschen, Prozesse und Technologie gleichermaßen in den Veränderungsprozess integriert werden.
So ist unser Ansatz und so war es eigentlich schon immer.
